Jako pracodawca, zatrudniając uczniów lub studentów na podstawie umowy zlecenia, z pewnością zastanawiasz się, kiedy masz obowiązek odprowadzać za nich składki ZUS, a kiedy możesz skorzystać ze zwolnienia. To niezwykle ważne pytanie, ponieważ błędne rozliczenie może skutkować poważnymi konsekwencjami. W tym artykule, bazując na moim doświadczeniu, przeprowadzę Cię przez wszystkie kluczowe zasady i wyjątki, abyś mógł bezbłędnie wypełniać swoje obowiązki.
Umowa zlecenie z uczniem lub studentem kiedy ZUS jest obowiązkowy, a kiedy nie?
- Zwolnienie z ZUS dotyczy uczniów i studentów do ukończenia 26. roku życia, zatrudnionych na umowę zlecenie.
- Obejmuje ono zarówno składki społeczne, jak i zdrowotne.
- Obowiązek zgłoszenia do ZUS powstaje dzień po 26. urodzinach zleceniobiorcy.
- Status ucznia/studenta liczy się od przyjęcia na uczelnię/do szkoły do dnia ukończenia nauki lub skreślenia.
- Wyjątki obejmują m.in. zatrudnienie przez własnego pracodawcę, prowadzenie działalności gospodarczej zbieżnej z przedmiotem zlecenia, przerwy w nauce oraz studia podyplomowe i doktoranckie.
- Kluczowe jest posiadanie aktualnego oświadczenia zleceniobiorcy i dokumentów potwierdzających jego status.
Umowa zlecenie z uczniem a składki ZUS kluczowa zasada, którą musisz znać
Podstawowa zasada, którą musimy sobie jasno powiedzieć, jest niezwykle korzystna dla pracodawców i samych zleceniobiorców. Zgodnie z przepisami, jeśli zatrudniasz ucznia szkoły ponadpodstawowej lub studenta studiów pierwszego lub drugiego stopnia na podstawie umowy zlecenia, i osoba ta nie ukończyła jeszcze 26 lat, to nie masz obowiązku odprowadzania za nią składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne. To zwolnienie ma charakter kompleksowy i dotyczy wszystkich rodzajów składek ZUS, co znacząco obniża koszty zatrudnienia.
Dlaczego wiek do 26 lat jest magiczną granicą?
Granica wieku 26 lat nie jest przypadkowa to kluczowy punkt odniesienia w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych dla uczniów i studentów. Dopóki zleceniobiorca nie ukończył 26. roku życia i jednocześnie posiada status ucznia lub studenta, jego umowa zlecenie jest zwolniona ze składek ZUS. Co ważne, obowiązek zgłoszenia do ZUS powstaje dzień po 26. urodzinach zleceniobiorcy. To oznacza, że jeśli student kończy 26 lat 15 marca, to od 16 marca musisz go już zgłosić do ubezpieczeń. Nie można tego przeoczyć, bo nawet jeden dzień opóźnienia może rodzić konsekwencje.Status ucznia i studenta: kto dokładnie korzysta ze zwolnienia?
Aby skorzystać ze zwolnienia, zleceniobiorca musi posiadać status ucznia szkoły ponadpodstawowej (liceum, technikum, szkoła branżowa) lub studenta studiów pierwszego lub drugiego stopnia (licencjackich, inżynierskich, magisterskich). Status ten liczy się od momentu przyjęcia w poczet uczniów/studentów, czyli zazwyczaj od dnia immatrykulacji lub rozpoczęcia roku szkolnego, aż do dnia ukończenia nauki. Ukończenie nauki to data egzaminu dyplomowego (licencjackiego, inżynierskiego, magisterskiego) lub, w przypadku szkół średnich, data wydania świadectwa ukończenia szkoły. Status studenta traci się również w przypadku skreślenia z listy studentów. Pamiętaj, że liczy się faktyczny status, a nie tylko posiadanie legitymacji.
Kiedy zwolnienie ze składek ZUS nie obowiązuje? Poznaj najważniejsze wyjątki
Chociaż ogólna zasada jest jasna, w praktyce pojawiają się sytuacje, w których zwolnienie ze składek ZUS dla uczniów i studentów na umowie zlecenia nie ma zastosowania. Jako pracodawca musisz być świadomy tych wyjątków, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.
Gdy uczeń jest jednocześnie Twoim pracownikiem na umowę o pracę
To jeden z najczęstszych wyjątków, na który zawsze zwracam uwagę. Jeżeli uczeń lub student wykonuje umowę zlecenie na rzecz własnego pracodawcy, z którym jednocześnie pozostaje w stosunku pracy (czyli ma z Tobą umowę o pracę), to sytuacja się zmienia. W takim przypadku, niezależnie od wieku zleceniobiorcy i jego statusu ucznia/studenta, przychód z umowy zlecenia jest traktowany jak przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że podlega on pełnemu oskładkowaniu na zasadach właściwych dla umowy o pracę, czyli musisz odprowadzić wszystkie składki społeczne i zdrowotne.
Umowa zlecenie a własna działalność gospodarcza studenta
Kolejny istotny wyjątek dotyczy studentów, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą. Jeśli student wykonuje umowę zlecenie, a przedmiot tej umowy jest zbieżny z przedmiotem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wówczas umowa zlecenie będzie oskładkowana. W takiej sytuacji nie ma znaczenia wiek ani status studenta zlecenie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, tak jakby było realizowane w ramach działalności gospodarczej. To ważne, aby zawsze dopytać zleceniobiorcę o ten aspekt.Przerwa w nauce co się dzieje ze składkami między licencjatem a magisterką?
Często spotykam się z pytaniem o okresy przejściowe, na przykład po obronie pracy licencjackiej i przed rozpoczęciem studiów magisterskich. W takiej sytuacji, po obronie licencjatu, student traci status studenta. Oznacza to, że w okresie przerwy między studiami (nawet jeśli planuje kontynuować naukę) nie jest on już studentem w rozumieniu przepisów ZUS. Za ten czas, jeśli wykonuje umowę zlecenie, powstaje obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Status studenta odzyskuje dopiero z chwilą ponownego przyjęcia na studia magisterskie.
Studia podyplomowe i doktoranckie czy tutaj też działa ulga?
Niestety, muszę rozwiać pewne wątpliwości: uczestnicy studiów podyplomowych oraz doktoranci, pomimo że się uczą, nie są traktowani jako studenci w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych. To oznacza, że ich umowy zlecenia podlegają pełnemu oskładkowaniu, niezależnie od ich wieku. Dla ZUS liczą się tylko studia pierwszego i drugiego stopnia. To bardzo ważna informacja, którą wielu pracodawców niestety pomija, co może prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń.
Jak poprawnie udokumentować status ucznia, by uniknąć problemów z ZUS?
Prawidłowa dokumentacja statusu ucznia lub studenta jest absolutnie kluczowa. To ona stanowi Twoje zabezpieczenie w razie kontroli ZUS i potwierdza, że miałeś prawo do zwolnienia ze składek. Nie lekceważ tego aspektu, bo to na Tobie, jako zleceniodawcy, spoczywa ciężar udowodnienia, że zleceniobiorca spełniał warunki do zwolnienia.
Oświadczenie zleceniobiorcy Twój podstawowy dokument zabezpieczający
Najważniejszym dokumentem, który powinieneś uzyskać od zleceniobiorcy, jest jego pisemne oświadczenie o posiadaniu statusu ucznia lub studenta. W oświadczeniu tym zleceniobiorca powinien podać nazwę szkoły/uczelni, kierunek studiów (jeśli dotyczy), numer legitymacji oraz datę ważności legitymacji. Powinien również zobowiązać się do niezwłocznego poinformowania Cię o wszelkich zmianach w jego statusie (np. utracie statusu studenta, ukończeniu 26 lat). To oświadczenie jest Twoim podstawowym dowodem, że działałeś w dobrej wierze.
Jakie dokumenty dodatkowo potwierdzą status ucznia lub studenta?
- Kserokopia ważnej legitymacji szkolnej/studenckiej: To najprostszy i najczęściej stosowany sposób potwierdzenia statusu. Upewnij się, że legitymacja jest aktualna i podstemplowana na dany semestr lub rok akademicki.
- Zaświadczenie z dziekanatu/sekretariatu szkoły: W niektórych przypadkach, zwłaszcza gdy legitymacja nie jest jeszcze wydana lub jest w trakcie wyrabiania, możesz poprosić o zaświadczenie z uczelni lub szkoły potwierdzające status ucznia/studenta, datę rozpoczęcia i przewidywaną datę zakończenia nauki.
Jak często należy weryfikować status studenta?
Z mojego doświadczenia wynika, że kluczowa jest regularna weryfikacja. Zalecam, aby status studenta weryfikować na początku każdego semestru lub roku akademickiego. To moment, w którym legitymacje są podbijane, a status może ulec zmianie. Poproś zleceniobiorcę o aktualną kserokopię podbitej legitymacji lub nowe zaświadczenie. Dzięki temu masz pewność, że przez cały okres trwania umowy zlecenia warunki zwolnienia ze składek są spełnione.
Krok po kroku: zgłoszenie do ZUS po utracie statusu studenta lub ukończeniu 26 lat
Gdy nastąpi utrata statusu studenta lub zleceniobiorca ukończy 26 lat, musisz działać szybko i precyzyjnie. Oto praktyczny poradnik, jak krok po kroku zgłosić taką osobę do ZUS:
- Poinformowanie o zmianie: Upewnij się, że zleceniobiorca poinformował Cię o utracie statusu studenta lub dacie swoich 26. urodzin. Jeśli masz oświadczenie, przypomnij mu o tym obowiązku.
- Ustalenie daty powstania obowiązku: Obowiązek ubezpieczeń powstaje dzień po utracie statusu studenta (np. dzień po obronie dyplomu) lub dzień po ukończeniu 26. roku życia. To jest kluczowa data, od której należy liczyć termin na zgłoszenie.
- Zgłoszenie do ZUS: Masz 7 dni od daty powstania obowiązku na zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń. Wykorzystaj formularz ZUS ZUA (Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego).
- Wybór kodów ubezpieczeń: W formularzu ZUS ZUA musisz zastosować odpowiednie kody ubezpieczeń, które omówię w kolejnej sekcji.
- Rozliczanie składek: Od daty powstania obowiązku, za każdy miesiąc, w którym zleceniobiorca wykonywał pracę, musisz naliczać i odprowadzać składki ZUS, a także składać deklaracje rozliczeniowe (ZUS DRA wraz z załącznikami ZUS RCA).
Moment powstania obowiązku ubezpieczeń od kiedy liczyć termin?
Jak już wspomniałem, moment powstania obowiązku ubezpieczeń jest precyzyjnie określony. Jest to dzień następujący po dniu, w którym zleceniobiorca ukończył 26 lat lub dzień następujący po dniu utraty statusu studenta (np. dzień po dacie obrony pracy dyplomowej). Od tego dnia masz 7 dni na zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS na formularzu ZUS ZUA. Nieprzekraczanie tego terminu jest niezwykle istotne, aby uniknąć kar i odsetek.
Jakie kody ubezpieczeń wybrać dla studenta po zmianach?
Dla osoby zatrudnionej na umowę zlecenie, która utraciła status studenta lub ukończyła 26 lat, zastosujesz standardowy kod tytułu ubezpieczenia 04 11 XX (zleceniobiorca). Następnie w ZUS ZUA zaznaczasz odpowiednie ubezpieczenia. Jeśli zleceniobiorca nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, zgłaszasz go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczenie chorobowe jest dla zleceniobiorców dobrowolne.
Jakie składki (społeczne, zdrowotna) trzeba będzie odprowadzać?
Po utracie zwolnienia, umowa zlecenie staje się tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń. Będziesz musiał odprowadzać następujące składki:
-
Ubezpieczenia społeczne:
- Emerytalne (obowiązkowe)
- Rentowe (obowiązkowe)
- Wypadkowe (obowiązkowe)
- Chorobowe (dobrowolne zleceniobiorca może zgłosić chęć objęcia nim)
- Ubezpieczenie zdrowotne: Obowiązkowe dla każdego zleceniobiorcy, który podlega ubezpieczeniom społecznym.
Pamiętaj, że wysokość składek jest uzależniona od podstawy wymiaru, którą stanowi przychód z umowy zlecenia.
Pamiętaj, że głównym aktem prawnym regulującym te kwestie jest Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 6 ust. 4.
Najczęstsze błędy pracodawców sprawdź, czy ich nie popełniasz
W swojej praktyce często widzę, jak pracodawcy, nawet z najlepszymi intencjami, popełniają te same błędy w kontekście zatrudniania uczniów i studentów na umowę zlecenie. Uniknięcie ich pozwoli Ci zaoszczędzić czas, nerwy i pieniądze.
- Brak weryfikacji statusu studenta: To chyba najpoważniejszy błąd. Wielu pracodawców polega wyłącznie na początkowym oświadczeniu i nie weryfikuje statusu regularnie.
- Błędne interpretowanie daty 26. urodzin: Mylenie dnia ukończenia 26 lat z dniem, w którym powstaje obowiązek oskładkowania.
- Niewiedza o wyjątkach: Brak świadomości, że w niektórych sytuacjach (np. umowa zlecenie z własnym pracodawcą, studia podyplomowe) zwolnienie nie obowiązuje.
- Opóźnienia w zgłoszeniu do ZUS: Przekraczanie 7-dniowego terminu na zgłoszenie zleceniobiorcy po utracie statusu lub ukończeniu 26 lat.
- Brak aktualnych dokumentów: Posiadanie jedynie starych, nieważnych legitymacji lub oświadczeń.
Brak weryfikacji statusu studenta na początku każdego semestru/roku akademickiego
Jak już podkreślałem, regularna weryfikacja statusu studenta jest absolutnie kluczowa. Brak takiego nawyku to prosta droga do problemów. Studenci mogą stracić status z różnych powodów skreślenie z listy, obrona pracy, czy po prostu nieprzedłużenie ważności legitymacji. Jeśli nie będziesz tego sprawdzać, możesz przez wiele miesięcy nieświadomie nie odprowadzać składek, co w przypadku kontroli ZUS skończy się koniecznością zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami, a nawet karami.
Błędne interpretowanie "dnia ukończenia 26 lat"
Wiele osób myli "dzień ukończenia 26 lat" z "dniem, w którym zleceniobiorca kończy 26 lat". To subtelna, ale niezwykle ważna różnica. Obowiązek oskładkowania powstaje dzień po ukończeniu 26. roku życia. Jeśli zleceniobiorca urodził się 15 marca 1998 roku, to 15 marca 2024 roku kończy 26 lat. Obowiązek ubezpieczeń powstaje dla niego 16 marca 2024 roku. Zawsze pamiętaj o tej zasadzie, aby uniknąć błędów w dacie zgłoszenia do ZUS.
Przeczytaj również: Opieka nad uczniami: Kto odpowiada w szkole? Prawne rozstrzygnięcia
Zapominanie o oskładkowaniu w okresie przerwy między studiami
To również częsty błąd, który wynika z braku świadomości, że status studenta nie jest ciągły w przypadku przerw między etapami nauki. Okres pomiędzy obroną licencjatu a rozpoczęciem studiów magisterskich to czas, w którym zleceniobiorca formalnie nie jest studentem. Jeśli w tym czasie wykonuje umowę zlecenie, musisz go zgłosić do ZUS i odprowadzać składki. Dopiero ponowne przyjęcie na studia przywraca status studenta i możliwość zwolnienia ze składek.
